ANALISA PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI RUMAH SAKIT RIZANI PAITON DENGAN
METODE SDLC
BAB
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Perkembangan Sistem Informasi telah
menyebabkan terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan
keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional
(pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga
telah menyebabkan perubahanperubahan peran dari para manajer dalam pengambilan
keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling
akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.
Para manajer di berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah
untuk menganalisis kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan
teknologi informasi yang tersedia.
Sistem Informasi adalah bagian dari
pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen,
teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah
bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem
Informasi berbeda dengan sistem informasi pada umumnya karena Sistem Informasi
digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada
aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya
digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian
dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan.
Informasi dapat diibaratkan sebagai
darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam
sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibatnya bila kurang mendapatkan informasi, dalam
waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusankeputusan strategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya.
Rumah Sakit Rizani Paiton merupakan
salah satu rumah sakit yang ada di Kabupaten Probolinggo yang telah menerapkan Sistem
Informasi Rumah Sakit (SIRS) dimana SIRS itu sendiri berfungsi untuk memudahkan
dan memakSIalkan pelayanan yang dimiliki oleh RS Rizani. Dalam penerapannya, SI
RS Rizani menggunakan metode Structured
Design Life Cycle (SDLC) yaitu sebuah metodologi dalam pembangunan atau
pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang konsisten terhadap
tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan sistem.
Berdasarkan hal tersebut, penulis
ingin melakukan analisis penerapan metode pengembangan SI khususnya SDLC di RS
Rizani Paiton, mengidentifikasi bagaimana tahapan-tahapan dalam penerapan SI di
RS Rizani.
1.2 Rumusan
Masalah
Bagaimana
penerapan metode pengembangan Sistem Informasi di instansi Rumah Sakit Rizani
Paiton?
1.3 Tujuan
1.3.1
Tujuan
umum
Menganalisis
metode pengembangan Sistem Informasi di RS Rizani Paiton.
1.3.2
Tujuan
khusus
1.
Untuk
mengidentifikasi metode pengembangan SI di RS Rizani Paiton.
2.
Untuk
mengidentifikasi tahapan-tahapan pengembangan SI di RS Rizani Paiton.
3.
Untuk
mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan pada penerapan metode pengembangan
sistem di RS Rizani Paiton.
BAB
II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian
System Development
Life Cycle (SDLC) merupakan sebuah metodologi dalam
pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang
konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan
sistem. Metodologi SDLC dimulai dengan ide-ide yang berasal dari pengguna,
melalui studi kelayakan, analisis dan desain sistem, pemrograman, pilot
testing, implementasi, dan analisis setelah diimplementasikan (evaluasi).
Dokumentasi yang dibuat selama melakukan pembangunan atau pengembangan sistem
digunakan untuk perubahan-perubahan di masa yang akan datang, misalnya
melanjutkan pengembangan sistem, modifikasi atau penghilangan (deletion).
2.2
Tahapan
SDLC
Beberapa
ahli sistem informasi menyatakan bahwa SDLC merupakan pengembangan sistem
secara tradisional dan memiliki beberapa tahapan. Pada intinya langkah-langkah
dalam metodologi SDLC adalah:
1. Mengevaluasi
sistem yang ada
Dengan
evaluasi, akan diketahui kekurangan-kekurangan (defisiensi) yang ada dalam
sistem. Hal ini dapat dilakukan dengan cara melakukan interview/wawancara
dengan pengguna yang menggunakan sistem tersebut dan melakukan konsultasi
dengan orang-orang yang berkompeten di bidang itu,
2. Mendefinisikan
kebutuhan sistem baru yang akan dibangun
Kekurangan-kekurangan
yang ada pada sistem lama harus dijelaskan secara spesifik sehingga menjadi
perhatian untuk perbaikan sistem yang akan dibangun. Selain menganalisis dan
mendefinisikan masalah, sistem informasi yang ada juga memprediksi kemungkinan
solusi untuk sistem informasi yang akan dibangun atau dikembangkan serta proses
organisasinya.
3. Mendesain
sistem yang diusulkan
Rencana-rencana
yang akan dilakukan didasarkan/difokuskan pada konstruksi fisik, perangkat
keras, perangkat lunak, sistem operasi, pemrograman, komunikasi, dan masalah
keamanan sistem informasi. Merancang output, input, struktur file, program,
prosedur, perangkat keras, dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung
sistem informasi.
4. Pengembangan
sistem yang baru
Komponen-komponen
dan program harus tersedia dan diinstall. Membangun perangkat lunak yang
diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan pengujian secara akurat.
Melakukan instalasi dan pengujian terhadap perangkat keras dan mengoperasikan
perangkat lunak. Pengguna yang akan menggunakan sistem harus dilatik dan semua
aspek yang terdapat dalam sistem informasi tersebut harus dicoba.
5. Penggunaan
sistem baru
Hal
ini dapat dilakukan dengan berbagai cara. Sistem baru dapat diimplementasikan
untuk menggantikan sistem lama. Penerapan sistem baru sebagai pengganti sistem
lama yang ada dapat dilakukan secara serentak ataupun bertahap. Hal ini
tergantung dari kesiapan organisasi, teknis, operasional, dan biaya yang
dimiliki oleh organisasi tersebut. Pada tahap ini, organisasi perlu melakukan
pelatihan dan panduan seperlunya.
6. Evaluasi
Harus dilakukan terhadap sistem informasi
baru yang telah/sedang berjalan. Hal yang dilakukan adalah mengevaluasi sejauh
mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Pemeliharaan sistem dilakukan dengan sungguh-sungguh dan teliti secara
terus-menerus, sehingga sistem infomasi yang dibangun dapat bermanfaat bagi
organisasi tersebut.
SDLC
merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan
menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup sejumlah fase/tahapan
(Kadir, 2002). Meskipun jumlah tahapan dalam SDLC dalam berbagai literatur
berbeda-beda, pada prinsipnya secara keseluruhan semua proses yang dilakukan
sama.
1. Analisa
sistem
Tahapan
analisa sistem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru.
Permintaan dapat datang dari seorang manajer di luar departemen sistem
informasi atau dari pihak eksekutif yang melihat adanya masalah atau menemukan
adanya peluang baru. Namun ada kalanya inisatif pengembangan sistem baru
berasal dari bagian yang bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem
informasi, yang bermaksud mengembangakan sistem yang sudah ada atau menangani
masalah-masalah yang berlum tertangani (Kadir,2002)
Tujuan
utamanya adalah untuk menentukan hal-hal detail tentang yang akan dikerjakan
oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisa sistem
mencakup studi kelayakan dan analisa kebutuhan (Kadir, 2002).
a.
Studi kelayakan
Studi kelayakan digunakan untuk
menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna
untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai
dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada
perusahaan dan dampak terhadap lingkungan sekeliling (Kadir, 2002).
Di dalam tahapan ini, analisa sistem
melaksanakan penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang
disajikan dalam usulan proyek. Pengembangan sistem tugas-tugas yang tercakup
dalam studi kelayakan meliputi :Penentuan masalah dan peluang yang dituju
sistem.
1) Pembentukan
sasaran sistem baru secara keseluruhan.
2) Pengidentifikasian
para pemakai sistem.
3) Pembentukan
lingkup sistem (Kadir, 2002).
Selain itu, selama dalam tahapan
studi kelayakan sistem analis juga melakukan tugas-tugas seperti berikut:
1) Pengusulan
perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru.
2) Pembuatan
analisa untuk membuat dan atau membeli aplikasi.
3) Pembuatan
analisa biaya/manfaat.
4) Pengkajian
terhadap risiko proyek.
5) Pemberian
rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek (Kadir, 2002).
b.
Analisa kebutuhan
Analisa kebutuhan dilakukan untuk
menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional).
Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang
dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesisifikasi ini sekaligus dipakai
untuk membuat kesepakatan antara pengembang sistem, dan pemakai yang kelak
menggunakan sistem, manajemen dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor
internal) (Kadir, 2002).
Analisa kebutuhan ini diperlukan
untuk menentukan keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan
sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran
volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai,
serta kontrol terhadap sistem (Kadir, 2002).
Untuk melakukan analisa kebutuhan,
analisa sistem biasanya melakukan langkah-langkah seperti berikut:
1) Wawancara
2) Riset
terhadap sistem yang sekarang
3) Observasi
lapangan
4) Kuis
5) Pengamatan
terhadap sistem serupa
6) Prototipe
2. Perancangan
sistem
Perancangan
sistem dibagi menjadi dua subtahapan, yakni perancangan konseptual, dan
perancangan fisik. Target akhir dari tahapan ini adalah menghasilkan rancangan
yang memenuhi kebutuhan yang ditentukan selama tahapan analisa sistem. Hasil
akhirnya berupa spesifikasi rancangan yang sangat rinci sehingga mudah
diwujudkan pada saat pemrograman.
a. Perancangan
konseptual
Disebut juga perancangan logis. Pada
perancangan ini kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang teridentifikasi
selama tahapan analis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan. Ada langkah
penting yang dilkaukan dalam perancangan konseptual, yaitu evaluasi alternatif
rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan rancangan
sistem secara konseptual. Evaluasi alternatif digunakan menentukan
alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem, yang mencakup elemen keluaran, penyimpanan data, masukan,
dan prosedur permrosesan dan operasi.
1) Keluaran
Rancangan
laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi
laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu
dicetak.
2) Penyimpanan
data
Dalam
hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih
detail, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang makSIal terdiri atas 25
karakter) letaknya dalam berkas.
3) Masukan
Rancangan
masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem.
4) Prosedur
pemrosesan dan operasi
Rancangan
ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan diSIpan dalam rangka untuk
menghasilkan laporan (Kadir, 2002).
b. Perancangan
fisik
Rancangannnya bersifat konseptual
diterjemahkan dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang lengkap
tentang modul-modul sistem dan antarmuka antaramodul, serta rancangan basis
data secara fisik. Hasil akhirnya berupa rancangan keluaran, rancangan masukan,
rancangan antarmuka pemakai dan sistem, rancangan platform, rancangan basis
data, rancangan modul, rancangan kontrol, dokumentasi, rencana pengujian, dan
rencana konversi.
1) Rancangan
keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen.
2) Rancangan
masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data.
3) Rancangan
antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara pemakai dan
sistem (menu, ikon, dan lain-lain).
4) Rancangan
platform, berupa rancangan yang menentukan perngkat keras dan perangkat lunak
yang digunakan.
5) Rancangan
basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data, termasuk
penentuan kapasitas masing-masing.
6) Rancangan
modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma
(cara modul atau program kerja bekerja).
7) Rancangan
kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem (mencakup
hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan).
8) Dokumentasi,
berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan sistem.
9) Rencana
pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem.
10) Rencana
konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama
(Kadir, 2002).
3. Implementasi
sistem
Pada tahap ini terdapat banyak
aktivitas yang dilakukan, yaitu berupa:
a. Pemrograman
dan pengujian
b. Instalasi
perangkat keras dan perangkat lunak
c. Pelatihan
kepada pemakai
d. Konversi
e. Pembuatan
dokumentasi
Yang perlu dibahas lebih lanjut
adalah pemrograman, pengujian, konversi, dan pembuatan dokumentasi.
a. Pemrograman
dan pengujian
Berdasarkan perancangan fisik,
pemrograman memulai melakukan pemrograman, merupakan aktivitas pembuatan
program atau sederatan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar
bekerja sesuai dengan masing-masing maksud instruksi.setiap program menjalani
pengujian secara individual untuk memastikan bahwa program bebas dari
kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan pengujian unit. Jika terjadi
kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan proses untuk melakukan
pencarian kesalahan ini disebut debugging.
1) Pengujian
integrasi
Pengujian
ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk melihat
efek ketika program saling dikaitkan.
2) Pengujian
sistem
Setelah
melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya
diuji. Sistem divalidasikan terhadap spesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan
lingkungan yang menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada
pengujian ini, kontrol dan prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga
diuji.
3) Pengujian
penerimaan
Dilakukan
sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembangan sistem,
personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal.
Tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam
hal ini pemakai akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai
sistem produksi (sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai).
4) Pengujian
instalasi
Jika
pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan
operasional, sistem perlu diuji kembali setelah dipasang pengujian seperti
inilah yang disebut pengujian instalasi (Kadir, 2002).
b. Konversi
Merupakan tahapan yang digunakan
untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama.
Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi yantiu
konversi paralel, koversi langsung, konversi pilot, dan konversi modular atau
bertahap
c. Dokumentasi
Merupakan hal yang sangat penting
dilakukan karena akan menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan. Pada
tahap implemnetasi, dokumentasi yang dibuat ddapat dibagi menjadi tiga jenis,
yiatu dokumentasi pengembangan, dokumentasi operaSI dan dokumentasi pemakai.
4. Operasi
dan pemeliharaan
Setelah
masa sistem berjalan sepenuhnya menggantikan sistem yang lama, sistem memasuki
pada tahapan operasi dan pemeliharaan.
Selama sistem beroperasi, pemeliharaan sistem tetap diperlukan karena beberapa
alasan. Pertama, mungkin sistem masih menyisakan masalah-masalah yang tidak
terdeteksi selama pengujian sistem. Kedua, pemeliharaan diperlukan karena
perubahan bisnis dan lingkungan atau adanya permintaan kebutuhan baru (misalnya
berupa laporan) oleh pemakai. Ketiga, pemeliharaan juga bisa dipicu karena
kinerja sistem yang menjadi menurun sehingga barangkali perubahan-perubahan
penulisan program.
2.3
Kelebihan
dan Kekurangan
Kelebihan:
1) Mudah diaplikasikan
2) Memberikan template tentang metode analisis, desain,
pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan.
Kekurangan:
1) Terjadinya
pembagian proyek menjadi tahap-tahap yang tidak fleksibel, karena komitmen
harus dilakukan pada tahap awal proses
2) Dapat
mengakibatkan sulitnya merespons perubahan kebutuhan pengguna
3) Model
SDLC harus digunakan hanya ketika persyaratan dipahami dengan baik
4) Jarang sekali proyek riil mengikuti aliran sekuensial yang
dianjurkan model karena model ini bisa melakukan itersi tidak langsung.
5) Pelanggan sulit untuk menyatakan kebutuhan secara eksplisit
sehingga sulit untuk megakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek.
6) Pelanggan harus bersikap sabar karena harus menunggu sampai
akhir proyrk dilalui. Sebuah kesalahan jika tidak diketahui dari awal akan
menjadi masalah besar karenaharus mengulang dari awal.
7) Pengembang sering malakukan penundaan yang tidak perlu karena
anggota tim proyek harus menunggu tim lain untuk melengkapi tugas karena
memiliki ketergantungan hal ini menyebabkan penggunaan waktu tidak efesien.
BAB
III. PEMBAHASAN
3.1 Profil
Rumah Sakit
Rumah Sakit Rizani adalah
salah satu rumah sakit swasta yang didirikan di Kabupaten Probolinggo Jawa
Timur yang menyediakan layanan kesehatan yang berkualitas dari staf berdedikasi
dan profesional dengan menggunakan teknologi terkini dan fasilitas berstandar
tinggi bagi masyarakat. RS ini berada di wilayah yang strategis yaitu antara
Kabupaten Probolinggo dan Kabupaten Situbondo tepatnya di Jalan Raya Surabaya –
Situbondo KM 137 Desa Sumberejo Kecamatan Paiton Kabupaten Probolinggo.
RS Rizani telah
menetapkan visi dan misi untuk menjamin tersedianya layanan yang dapat
dipertanggung jawabkan. Berikut ada visi,misi, nilai, dan motto RS Rizani:
Visi:
Terwujudnya rumah sakit yang terpercaya
dengan pelayanan kesehatan yang orofesional, handal, mampu berkembang sesuai
dengan kemajuan ilmu kedokteran modern yang berstandar internasional.
Misi:
1.
Memberikan
pelayanan kesehatan kepada seluruh lapisan masyarakat secara profesional,
terjangkau, paripurna, efisien, efektif, manusiawi dan memuaskan.
2.
Mendorong
terwujudnya sumberdaya manusia yang profesional, akuntabel, dan berorientasi
pada pelanggan.
3.
Memberikan
pelayanan dengan tetap memperhatikan aspek sosial ekonomi.
4.
Selalu
melakukan inovasi dalam pelayanan, fasilitas, dan sumber daya insani.
Nilai:
R =
Responsive, cepat tanggap dalam
melayani dan menyelesaikan masalah pasien
I =
Inexpensive, fasilitas modern dengan
tarif yang terjangkau
Z =
Zestful, selalu semangat dalam
pelayanan dan totalitas saat bekerja
A =
all-in, memberikan pelayanan kepada
seluruh lapisan masyarakat
N =
Nearest, rumah sakit yang terpercaya
dengan pelayanan kesehatan yang profesional yang berada sangat dekat dengan
masyarakat Kab. Probolinggo terutama daerah Paiton dan sekitarnya
I =
Innovative, selalu melakukan inovasi
dalam pelayanan, fasilitas, dan sumber daya Insani
Motto:
“Kami senantiasa
Mengutamakan Kesehatan Pasien”
Berikut adalah pelayanan
yang tersedia di RS Rizani, baik pelayanan medis maupun pelayanan penunjang
medis.
a.
Pelayanan
Medis
1.
Instalasi
Rawat Jalan
·
Poli
spesialis anak
·
Poli
spesialis penyakit dalam
·
Poli
spesialis bedah umum
·
Poli
spesialis bedah tulang
·
Poli
spesialis paru
·
Poli
spesialis penyakit kulit dan kelamin
·
Poli
spesialis mata
·
Poli
spesialis THT
·
Poli
spesialis gigi
·
Poli
gigi umum
·
Poli
spesialis jantung pembuluh darah
·
Poli
spesialis syaraf
·
Rehabilitasi
medik/fisioterapi
·
Medical
check up (MCU)
2.
Instalasi
Rawat Inap
3.
Instalasi
Gawat Darurat
4.
Instalasi
Bedah Sentral
5.
Instalasi
Perawatan Intensif (ICU & NICU)
6.
Kamar
Bersalin
7.
Instalasi
Rekam Medis
b.
PELAYANAN
PENUNJANG MEDIS
1.
Instalasi
Radiologi 24 jam
2.
Instalasi
Laboratorium 24 jam
3.
Instalasi
Farmasi
4.
Ambulance
24 jam
5.
Instalasi
Gizi
6.
Rehabilitasi
Medik
7.
Instalasi
Pemeliharaan Sarana (IPS)
8.
Instalasi
Pengelolaan Air Limbah
9.
Instalasi
Pemulasaran Jenasah
3.2 Analisis
Penerapan Sistem Informasi
Rumah Sakit sebagai salah
satu institusi dalam bidang kesehatan yang dituntut untuk selalu meningkatkan
kinerja dan mutunya. Hal ini termasuk peningkatan sarana penunjang, salah
satunya yaitu komputerisasi yaitu mencakup peningkatan sumberdaya manusia,
penyempurnaan sistem pembantu kerja dan kegiatan operasional sehari-hari baik
yang berkaitan dengan pelayanan pasien maupun operasional intern di rumah
sakit. Oleh karena itu, rumah sakit tidak bisa lepas untuk selalu melakukan
pengembangan dan penyempurnaan sistem khususnya pengembangan Sistem Informasi
Rumah Sakit (SIRS).
Pada penerapan SI di RS
Rizani, pihak manajemen menggunakan metode outsourcing,
yang menurut O’Brien, merupakan metode dengan pembelian sejumlah barang atau
jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi saat ini dengan
memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan
teknologi informasi, outsourcing
digunakan untuk menjangkau fungsi IT secara luas dengan mengontrak penyedia
layanan eksternal. Yang mendorong organisasi menggunakan metode ini adalah
pertimbangan biaya, waktu, ketersediaan SDM, dan kebutuhan layanan dukunga
pelanggan.
Rumah sakit yang berdiri
sejak 2013 ini, pada awalnya tidak memiliki sumberdaya di bidang IT sehingga
untuk penerapan SI, pihak manajemen memutuskan untuk menggunakan pihak ketiga,
dan menyerahkan seluruh proses kepada vendor. Sehingga dapat diasumsikan alasan
rumah sakit menggunakan outsourcing
dalam layanan sistem informasi antara lain:
·
Biaya
ekonomis
·
Keahlian
dan kompetensi internal yang tidak memadai
·
Perubahan
teknologi yang cepat
·
Buruk
dalam layanan sistem informasi
·
Fokus
pada kompetensi inti
·
Top
manajemen kurang perhatian terhadap inovasi IT di RS
Meskipun menggunakan
pihak ketiga sebagai pihak yang merancang SI, dari hasil wawancara yang
dilakukan kepada pihak programmer, metode pengembangan SI yang digunakan adalah
SDLC (Structured Design Life Cycle).
System Development
Life Cycle (SDLC) merupakan sebuah metodologi dalam
pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan kerangka kerja yang
konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan dan pengembangan
sistem. Metodologi SDLC dimulai dengan ide-ide yang berasal dari pengguna,
melalui studi kelayakan, analisis dan desain sistem, pemrograman, pilot
testing, implementasi, dan analisis setelah diimplementasikan (evaluasi).
Dokumentasi yang dibuat selama melakukan pembangunan atau pengembangan sistem
digunakan untuk perubahan-perubahan di masa yang akan datang, misalnya
melanjutkan pengembangan sistem, modifikasi atau penghilangan (deletion).
Berikut siklus hidup pengembangan sistem informasi:
Gambar 3.1 Siklus Hidup
Pengembangan Sistem Informasi
Tahapan
untuk mengembangkan sistem yang digunakan oleh programmer adalah sebagai
berikut:
1.
Analisa sistem
Tahapan analisa sistem dimulai karena
adanya permintaan terhadap sistem baru. Permintaan dapat datang dari manajemen
rumah sakit yang mengetahui bahwa sistem sangat dibutuhkan untuk mempercepat
proses pelayanan. Inisiatif pengembangan sistem baru berasal dari bagian yang
bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem informasi, yang bermaksud
mengembangkan sistem yang sudah ada atau menangani masalah-masalah yang belum
tertangani. Dalam hal ini, yang dilakukan adalah mencatat pasien yang masuk dan
keluar setiap harinya ke dalam satu buku induk, dan kemudian mencatatnya
kembali dengan menggunakan program excel dan Dbase. Permasalahan registrasi
yang sering terjadi diantaranya nomor rekam medis yang hilang, pencatatan ganda
baik nama maupun nomor rekam medis, dan sulitnya mendapatkan informasi jumlah
pasien yang masuk dan kelur secara cepat dan tepat. Dan sulitnya mencari data
pasien dan rekam medis pasien apabila pasien tersebut datang kembali berobat.
Pada tahap ini, programmer memastikan
bahwa dengan pembuatan sistem ini maka akan benar-benar dapat dicapai dengan
sumberdaya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat di rumah sakit dan
dampak terhadap lingkungan sekeliling. Dilakukan studi kelayakan meliputi:
a.
Penentuan masalah dan
peluang yang dituju sistem
b.
Pembentukan sasaran
sistem baru secara keseluruhan
c.
Pengidentifikasian para
pemakai sistem
d.
Pembentukan lingkup
sistem
Setelah
dilakukan pengamatan dan analisa, bagian rekam medis pasien rawat inap selama
ini masih melakukan pencatatan data registrasi pasien rawat inap secara manual.
Mereka sangat membutuhkan sebuah program yang dapat membantu mempermudah dalam
menginput dan mengakses data dengan cepat dan tepat. Dari data yang diinput
tersebut, diharapkan dapat menghasilkan informasi pasien masuk dan pasien
keluar per hari, pasien masuk dan pasien keluar per bulan, indikator rumah
sakit per bulan dan indikator rumah sakit per tahun.
Programmer melakukan analisa secara
mandiri yaitu dengan wawancara terhadap seluruh pegawai di setiap unit dan
observasi lapangan untuk mengetahu informasi apa sajakah yang dibutuhkan
pengguna nantinya dalam sistem. Hasil analisa kebutuhan, seperti instalasi
farmasi ingin mengurangi tenaga
dan biaya yang dikeluarkan utk pencatatan yg msh manual, membutuhkan penyajian
data yg cepat ttg stok obat sebagai perhitungan pengadaan dan pertanggung
jawaban, farmasi ingin menghemat biaya utk tenaga dan saran yg digunakan dalam
sistem pencatatan normal, sarana pengawasan transaksi harian terutama keuangan,
pengendalian stok obat, pengendalian masa kedaluarsa, dan sebagainya. Sehingga
data yang dibutuhkan dari farmasi adalah:
·
Nama obat
·
Harga obat
·
Koreksi stok opname
·
Input stok awal
·
Stok akhir
·
Manajemen rak obat
·
Rak detail
·
Kelompok BHP (Barang
Habis Pakai)
·
Expired Date Obat
·
Expired Date Review
·
Kategori obat
·
Golongan obat
·
Master kategori dan
golongan obat
Sedangkan
untuk registrasi pasien:
1)
Data pasien
Data
pasien terdiri dari: nomor rekam medis, nama pasien, perusahaan, no ktp, tanggal
lahir, usia, alamat, gender, gol.darah, rujukan, rawat jalan/rawat inap.
2)
Data dokter
Data
dokter terdiri dari : kode dokter, nama dokter, alamat dokter, telepon dokter,
handphone dokter dan spesialis.
3)
Data perawat
Data
perawat terdiri dari : kode perawat, nama perawat, telepon perawat, shift
4)
Data kamar
Data
kamar terdiri dari kode kamar, nama kamar, klasifikasi kamar, jumlah tempat
tidur
2.
Perancangan sistem
Setelah dilakukan analisis,
programmer melanjutkan ke tahap perancangan. Dimana ada perancangan konseptual
dan perancangan fisik. Pada perancangan konseptual, kebutuhan pengguna dan
pemecahan masalah yang sudah dianalisis kemudian dibuat untuk
diimplementasikan. Kemudian dibuat evaluasi alternatif berupa:
a.
Keluaran
Rancangan
laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi
laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu
dicetak.
b.
Penyimpanan data
Dalam
hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih
detail, termasuk ukuran data (misalnya, nama obat makSIal terdiri atas 25
karakter) letaknya dalam berkas.
c.
Masukan
Rancangan
masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem.
d.
Prosedur pemrosesan dan
operasi
Rancangan
yang telah dibuat menjelaskan masukan yang telah diproses dan diSIpan untuk
menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Selanjutnya rancangan konseptual
diterjemahkan dalam bentuk fisik sehingga terbentuk spesifikasi yang lengkap
tentang modul-modul sistem dan antarmuka antarmodul, serta rancangan basis data
secara fisik. Hasil akhirnya berupa:
a. Rancangan
keluaran, berbentuk laporan dan rancangan dokumen
b. Rancangan
masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data
c. Rancangan
antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara pemakai dan
sistem yaitu menu, ikon, dan lainnya.
d. Rancangan
platform, berupa rancangan yang menentukan perngkat keras dan perangkat lunak
yang digunakan.
e. Rancangan
basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data, termasuk
penentuan kapasitas masing-masing.
f.
Rancangan modul, berupa
rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau
program kerja bekerja).
g. Rancangan
kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem (mencakup
hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan).
h. Dokumentasi,
berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan sistem.
i.
Rencana pengujian, berisi
rencana yang dipakai untuk menguji sistem.
j.
Rencana konversi, berupa
rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama yaitu manual.
Namun
pada tahap perancangan ini tidak dibagikan kepada pihak rumah sakit. Sehingga jika
ada perubahan informasi, pihak rumah sakit harus menghubungi programmer.
3.
Implementasi sistem
Berdasarkan perancangan fisik,
pemrograman memulai melakukan pemrograman, merupakan aktivitas pembuatan
program atau sederatan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar
bekerja sesuai dengan masing-masing maksud instruksi. Kemudian dilakukan
pengujian terhadap sistem, dan penerapan oleh pengguna. Setelah sistem dirancang,
programmer mulai menguji sistem apakah sudah dapat menyajikan informasi yang
sesuai dengan kebutuhan pengguna.
4.
Operasi dan pemeliharaan
Hingga saat ini pemeliharaan sistem
yang telah beroperasi masih dilakukan khususnya oleh kepala unit perencanaan dan
pengembangan. SI yang telah ada di RS Rizani masih belum dapat memberikan
informasi secara nyata, karena kurang up
to date. Sedangkan untuk pembaruan informasi, pihak RS harus menghubungi
programmer sebagai pihak ketiga, sehingga dibutuhkan waktu yang tepat untuk
membarui informasi/input pada sistem. Selain itu, RS Rizani tidak memiliki
programmer internal sehingga kepala unit perencanaan dan pengembangan harus
melakukan pemeliharaan secara otodidak.
Setiap
ruangan di unit sudah tersedia PC, 27 unit komputer dan 2 unit laptop (bagian
manajemen). Berikut rincian ruangan yang tersedia PC:
·
2 unit di instalasi
admisi
·
1 unit di instalasi rekam
medik
·
3 unit di instalasi
farmasi
·
1 unit di instalasi rawat
inap King (VVVIP)
·
1 unit di instalasi rawat
inap VVIP
·
1 unit di instalasi rawat
inap VIP dan kelas 1
·
1 unit di instalasi rawat
inap kelas 2 dan 3
·
1 unit di instalasi rawat
inap VK
·
1 unit di instalasi
poliklinik
·
1 unit di instalasi bedah
sentral
·
1 unit di ruangan komite
mutu
·
1 unit di ruangan komite
PPI (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi)
·
1 unit di ruangan sub
bagian umum
·
1 unit di ruangan Manager On Duty (MOD)
·
3 unit di ruangan bagian
keuangan
·
2 unit di ruangan sub
bagian SDM
·
4 unit di ruangan sub
bagian layanan perusahaan dan asuransi
·
1 unit di ruangan sekretaris
akreditasi
Tidak
semua unit masuk ke dalam SI RS Rizani. SI yang dirancang untuk rumah sakit
hanya billing system dan farmasi.
Instalasi yang terhubung dengan billing
system adalah instalasi admisi (menyediakan informasi identitas pasien),
instalasi rawat inap (menyediakan informasi tentang input keperawatan, jasa
tenaga kesehatan), instalasi poliklinik (menyediakan informasi tentang input
keperawatan, jasa tenaga kesehatan), instalasi bedah sentral (menyediakan
informasi tentang input keperawatan, jasa tenaga kesehatan). Sedangkan untuk
instalasi farmasi mempunyai sistem sendiri yang berkaitan dengan stok obat, dan
terhubung pula pada billing system.
SI yang telah beroperasi ini mempunyai
kekurangan di antaranya dikarenakan dalam perancangannya menggunakan metode outsourcing maka pihak RS tidak dapat
melakukan pembaruan informasi terkini, karena yang mengelola secara keseluruhan
adalah vendor. Selain itu, data yang ada dalam sistem tidak riil, sehingga
peran arsip rekam medik masih sangat dibutuhkan untuk informasi pasien. Pendokumentasiannya
dengan penyimpanan arsip, lalu dimasukkan ke sistem. Untuk data yang tidak
masuk dalam sistem, hanya ada di komputer masing-masing yang terhubung dengan
server yang kemudian dapat dikoneksikan ke semua unit dengan LAN. Sedangkan
untuk instalasi farmasi, telah dilakukan perbaikan, sehingga mulai proses
barang datang hingga masuk stok gudang sudah dapat memberikan informasi secara
riil, meskipun harus tetap dilakukan pengecekan stok sebulan sekali.
Berikut adalah alur pelayanan di instalasi
hingga masuk ke billing system dan
alur pengadaan obat di instalasi farmasi:
Berikut
adalah kelebihan dari sistem yang ada di RS Rizani:
3) Mudah diaplikasikan
4) Memberikan template tentang metode analisis, desain,
pengkodean, pengujian, dan pemeliharaan.
Berikut
adalah kekurangan dari sistem yang ada di RS Rizani:
3. Terjadinya
pembagian proyek menjadi tahap-tahap yang tidak fleksibel, karena komitmen
harus dilakukan pada tahap awal proses
4. Dapat
mengakibatkan sulitnya merespons perubahan kebutuhan pengguna
5. Model
SDLC harus digunakan hanya ketika persyaratan dipahami dengan baik
6. Jarang sekali proyek riil mengikuti aliran sekuensial yang
dianjurkan model karena model ini bisa melakukan itersi tidak langsung.
7. Pelanggan sulit untuk menyatakan kebutuhan secara eksplisit
sehingga sulit untuk megakomodasi ketidakpastian pada saat awal proyek.
8. Pelanggan harus bersikap sabar karena harus menunggu sampai
akhir proyek dilalui. Sebuah kesalahan jika tidak diketahui dari awal akan
menjadi masalah besar karenaharus mengulang dari awal.
9. Pengembang sering malakukan penundaan yang tidak perlu karena
anggota tim proyek harus menunggu tim lain untuk melengkapi tugas karena
memiliki ketergantungan hal ini menyebabkan penggunaan waktu tidak efesien.
Tabel 3.1
Daftar Pengguna SIRS
No
|
PENGGUNA
SISTEM
|
KEBUTUHAN
INFORMASI
|
1
|
Admin pendaftaran
|
Nama Paien
ID Pasien
Nomor RM Pasien
|
2
|
Admin Gudang
|
Jumlah Barang Masuk
Jumlah Barang Keluar
Stok Opname
|
3
|
Admin Keuangan
|
Jumlah Pendapatan Harian
Jumlah Retur (Jika Ada)
Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran
Penggunaan Anggaran
|
4
|
Admin Farmasi
|
Perencanaan Kebutuhan
Pengadaan Obat, Alat kesehatan.
Penyerapan Anggaran
|
5.
|
Admin kasir
|
Rincian biaya tiap unit pelayanan
Identitas pasien
Rincian biaya sistem pelayanan farmasi
|
BAB IV. PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Rumah
Sakit Rizani Paiton merupakan salah satu rumah sakit yang ada di Kabupaten
Probolinggo yang telah menerapkan Sistem Informasi Rumah Sakit (SIRS) dimana SIRS
itu sendiri berfungsi untuk memudahkan dan memakSIalkan pelayanan yang dimiliki
oleh RS Rizani. Dalam penerapannya, SI RS Rizani menggunakan metode Structured Design Life Cycle (SDLC)
yaitu sebuah metodologi dalam pembangunan atau pengembangan sistem. SDLC memberikan
kerangka kerja yang konsisten terhadap tujuan yang diinginkan dalam pembangunan
dan pengembangan sistem.
Tahapan-tahapan
untuk pengembangan SI adalah analisa sistem, perancangan sistem, implementasi
sistem, operasi dan pemeliharaan sistem. Kelebihan yang dirasakan oleh RS
Rizani adalah pelayanan kepada pasien menjadi lebih efektif dan efisien
dibandingkan dengan cara manual. Di sisi lain, pihak RS masih merasa perlu
dilakukan pengembangan-pengembangan lebih lanjut terkait penerapan SI yang
telah digunakan saat ini, sehingga diperlukan perbaikan-perbaikan.
4.2 Saran
Pihak RS Rizani diharapkan dapat mengembangkan Sistem
Informasinya sendiri (tidak outsourcing)
demi kenyamanan perbaikan maupun pemeliharaan sistem yang telah ada saat ini
salah satunya dengan memiliki sumber daya IT yang ahli di bidangnya. Selain
bisa mengembangkan sistem secara mandiri, pihak RS juga akan dapat
menambahkan/memperbarui informasi-informasi yang terkait demi kemajuan di RS.
Bagi penelitian lain diharapkan dapat mengidentifikasi
lebih dalam mengenai pemanfaatan SI di RS Rizani. Baik secara internal maupun
eksternal, sehingga bisa dilihat seberapa besar manfaat dengan diberlakukannya SIRS.
DAFTAR PUSTAKA
Anonim.
2014. https://joulisinolungan.wordpress.com/2014/12/10/pengembangan-sistem-teknologi-informasi-metode-sdlc-system-development-life-cycle/
(diakses tanggal 20 Oktober 2016)
Fatta,
Al Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Jogjakarta:
ANDI
Khairani,
Enny. 2009. Pengembangan Sistem Registrasi Pasien Rawat Inap Di Rumah Sakit
Haji Medan Tahun 2009. Skripsi: Universitas Sumatera Utara. repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/14627/1/10E01009.pdf
(diakses tanggal 20 Oktober 2016)
Marimin,
dkk. 2009. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Jakarta: Grasindo
